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怎样有效制作WBS 用microsoft projet软件做WBS

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既然没有WBS,就没有项目管理,如何制定正确的WBS就成为项目经理管理项目的核心了。每个项目管理比较成熟的公司,针对不同类型的项目都有一定的WBS的模版,供项目经理参考。对于复杂的大项目,IBM公司建议的WBS制作流程如下:

1、制定工作产品清单(PL)。工作产品(Working Product)是项目需要产出的工作结果,可以是项目最终交付成果的组成部分,也可以是项目中间过程的产出结果。以软件开发为例,软件中的用户管理模块是最中软件产品的一部分,软件的需求分析文档是软床过程中的文件,都是软件开发这个项目的工作产品。工作产品有大有小,有的相互关联,有隶属的关系。列出工作产品清单的过程,可以是头脑风暴的方法,项目组共同完成。

2、制定工作产品分解结构(PBS)。工作产品大大小小列出了很多,大型项目有几百项,几千项。工作这些工作产品的属性和关系,用结构化的方法组织这些工作产品,形成一个自顶向下的逐级细分的工作产品分解结构(PBS:Product Breakdown Structure)。这就是制造业内的产品物料表(BOM),说明一个产品有多少个零件组成。

3、制定工作任务分解结构(WBS)。有了PBS,只要把获得工作产品的任务明确,就可用根据PBS的结构,得到WBS了。注意同样的PBS,可用有不同的WBS,因为获得同样工作产品的任务可以是不同的。例如软件开发中的用户管理模块,是PBS中的工作产品,对于到WBS中,可以是不同的任务,一种是采购一个用户管理模块,另一种可以是项目小组开发一个用户管理模块。

4、制定组织分解结构(OBS)。WBS中的任务确定了,完成任务的责任人也就可以明确了。因此由WBS则可以形成整个项目的组织分解结构,由那些人来完成项目的任务,得到工作产品,并完成项目。

其中的关键是分解的结构,PBS、WBS和OBS是同一个结构,只是从不同的角度来阐述这个结构。关于这个结构的分解方法,常用的有组件分解方法和过程分解方法。典型的组件方法就是制造业中把一个完整的产品,逐级分解到零件。典型的过程分解方法可以是软件开发从需求到设计、编码、测试的一个过程。项目分解中,这两种方法往往交替使用,其最终是把项目分解到一个个具体和细小的工作任务。

结构化,是WBS的另一特点,是为了对任务进行管理。

 

 


1.如何进行WBS分解

 

1 什么是WBS
1.1 WBS定义
1.2 WBS的表现形式
1.3 工作包
1.4 WBS字典
2 WBS的目的
3 WBS的作用
4 WBS编制思路和方法
4.1 WBS编制思路
4.2 WBS编制方法
4.3 WBS分解步骤
4.4 建立WBS的指导原则
4.5 WBS细分的粒度
5 WBS编码
5.1 WBS编码的意义
5.2 WBS编码的原则
6 WBS的应用
6.1 WBS在范围管理中应用
6.2 WBS在进度管理中应用
6.3 WBS在成本管理中应用
6.4 WBS在沟通管理中应用


1 什么是WBS    工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS)是归纳和定义整个项目范围的最常用的方法,是项目计划编制的第一步。WBS是为了将项目分解成可以管理和控制的工作单元,从而能够更为容易也更为准确地确定这些单元的成本和进度,以及明确定义其质量的要求。
在PMBOK的九大项目管理知识领域中,WBS是一个十分有用的工具。它为联系所有的项目管理功能和具体的项目工作领域提供了一个框架。

1.1 WBS定义
PMI关于WBS的定义:将项目的整个工作范围按项目要素的可交付成果分门别类进行组织与定义的项目归类方式。每向下一个层次,意味着对项目工作做更详尽的定义。

1.2 WBS的表现形式
工作分解结构(WBS)有3种表现形式:

    1、树形表现形式


树型WBS图层次分明、非常直观,但是既不容易修改,也比较难展示项目的全貌,超过5个层次的项目不适宜用一张纸画完。

    2、气泡图表现形式

气泡图WBS优点是可以任意修改、添加,箭线可以随意弯曲,缺点是不够直观,较难反映项目全貌。
    3、列表表现形式

    列表形式不够直观,但优点是能反映项目的全貌。

1.3 工作包    处于工作分解结构最低层次的项可称为工作包(work packages),它应该包括5个方面的要素:
1、工作过程和内容:表明了工作的性质或对工作的描述;
2、任务的承担者:如果由多人承担该任务,则应进一步对人员的分工和合作进行明确的职责分工;
3、工作对象:与工作紧密相关的对象不仅仅是物质的,也可能是非物质的;
4、完成工作所需时间:时间的确定是为每一工作过程所需的时间做出估计,时间估计还应当进一步确定出完成每项工作所需的时间点;
5、完成工作所需的资源:这种资源是指为执行任务所需要的空间、材料、设备和设施、资金人员等。

1.4 WBS字典

WBS字典是对WBS单元的进一步说明和描述。WBS字典至少应该包括如下信息:

  1. 交付物
  2. 保障条件
  3. 工作内容
  4. 已知风险
  5. 注意事项

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2 WBS的目的    最基本的目的:将项目产品、项目的过程和项目的组织这三种不同结构综合为项目分解的结果。通过这种综合分解,人们能够很容易地识别项目系统内所有的工作组成。
项目分解的基本目的主要有:

  1. 将整个项目划分为可以进行管理的较小部分,同时确定工作内容和工作流程。只有通过将项目分解为较小的、人们对其能够控制的部分,项目管理人员才能对整个项目进行控制,对项目的分解不仅是将其分解为便于管理的部分,同时通过这种分解,项目经理能够清楚地认识到项目实施各部分之间的技术联系和组织联系,并且能够准确地识别完成项目所需要的工作。
  2. 将总体目标划分成一些具体的任务,划分不同部分的相应职责,由不同的组织来实现,并将工作与组织结构联系,形成责任矩阵。
  3. 针对较小的部分,进一步对资源、进度、成本进行估计。由于这些小的单元具有某种类似性,能够更加切合实际的估计不同因素对其的影响,估计精度也将大大提高。例如,对一幢大厦的进度和成本进行估计要比估算其中某一层结构施工的进度和成本要复杂得多,偏差也大得多。

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3 WBS的作用

  1. 通过对项目的层层分解,可以详细定义项目的工作范围
  2. 将复杂的工程项目进行分级管理,工作分工责任明确,易于执行和监控
  3. 易于建立自下而上和自上而下协调的详细进度、成本、资源计划,开展项目进度、成本、资源的管理工作
  4. 便于将项目进展信息在不同层次进行分析、汇总,快速、准确地产生各类项目报告
  5. 有利于积累和分析历史数据,将经验转换为知识,增强成功项目的可复制性,为项目管理持续改进建立基础

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4 WBS编制思路和方法    4.1WBS编制思路

对于一个系统来说,存在多种系统分解的方式,只要这些子系统是相互关联的并且他们能够综合构成系统的整体。项目是一个系统,项目分解结构的目的是将项目的过程、产品和组织这3种结构形式综合考虑。
项目也有多种分解的方式,但主要分解方式有以下几种:
1.根据项目组织结构进行分解;
2.根据项目的产品结构进行分解;
3.根据项目的实施的阶段进行分解。

要给一个企业上信息化项目,应该怎样分解?
1、按项目组织结构分可分为:
人事信息系统、生产信息系统、财务信息系统;
2、按项目的产品结构可分为:
ERP、CRM、SCM、OAS等;
3、按项目实施阶段可分为:
系统分析、系统设计、系统实施、系统交付等阶段。具体例子见下图:

实际上,WBS的第1个层次按某种方式分解后,第2个层次或其它层次往往要以另外一种方式分解。
具体选用哪种方式分解应考虑以下几个因素:
1.哪一种放在更高层次会更有意义
2.任务将如何分配
3.具体工作将如何去做
另外,WBS的表达方式最好统一,要么全用“名词”;要么全用“动词+名词”;要么全用“名词+动词”。

4.2 WBS编制方法

WBS的编制方法有:

1.自上而下法
指对项目的分解先从总体考虑,分为几大部分,然后逐步分解。这种方法优点是层次分明,缺点是有可能遗漏一些小的任务。这种方法适宜采用树型表现形式。

2.集思广益法
又叫头脑风暴法,是指先不考虑层次,让项目成员畅所欲言,将所想到的任务都列出来,然后进行组织。这种方法不容易漏项,但不够直观,适宜采用气泡图的表现形式。

3.两者结合法
指将自上而下与集思广益法结合起来,先采用集思广益法,画出项目的气泡图,然后再采用自上而下法,整理成树型结构图。该方法综合了上述两种方法的优点,既不漏项,又层次分明。

4.模板法
在很多专业应用领域中,均有标准或半标准的项目工作分解结构模板;我们也可将过去成功项目的WBS予以抽象,形成某一类项目的模板。在新项目进行工作结构分解时,直接调出相应的模板,进行添加、删除或修改即可。

4.3 WBS分解步骤    项目工作分解技术的主要步骤如下:
1 确定项目目标,着重于项目生产的产品、服务以及提供给客户的结果。
2 准确确认项目所产生的产品、服务或提供给客户的结果(可交付成果或最终产品)。
3 识别项目中的其他工作领域以确保覆盖100%的工作,识别若干可交付成果的领域、描述中间输出或可交付成果。
4 进一步细分步骤2和3的每一项,使其形成顺序的逻辑子分组,直到工作要素的复杂性和成本花费成为可计划和可控制的管理单元(工作包)。

4.4 建立WBS的指导原则

  1. WBS覆盖了项目工作的全部范围,不在WBS中的工作不在项目中
  2. 所有的可交付成果或输出产品都在WBS中得以表示
  3. 每一级元素的总和都代表了次高元素工作的百分之百(第二级所有元素的总和是项目工作或成本的百分之百)
  4. 每一个元素的工作都等于其下属元素工作的总和
  5. 细分应该是有逻辑性的,并要反映产品、服务或结果的本质特征
  6. 每一个WBS元素都应该代表一个离散的工作元素,这些工作可以在WBS字典中进行描述
  7. 每一个WBS元素都应该有一个唯一的标识符
  8. WBS元素的描述最好使用名词,WBS描述尽可能包括动词和修饰成分
  9. 每个WBS元素中的工作都可以用WBS字典来详细地描述,WBS字典可能成为工作陈述或工作授权文档的基础
  10. 项目管理在所有的WBS中都是第二级元素
  11. 项目利益相关者应该参与WBS的开发
  12. 在项目利益相关者批准了WBS后,WBS应该成为基准
  13. 成为基准的WBS应该有一个正式的变更过程
  14. WBS应集中于项目输出或可交付成果,它不是一个组织图,也不是一个进度计划或资源表
  15. 最低级WBS元素应该是在活动以上的那一级——工作包级
  16. 最低WBS元素应该允许对项目管理的足够控制和可见度
  17. 所有WBS的分支的最低级不必是一样的
  18. 最低级不必太详细,否则会增加管理负担
  19. WBS不反映元素间的时间关系或横向关系;所有的结构关系都是纵向的
  20. 一个工作单元只能在WBS中出现一次
  21. 每项工作由一个部门或一个人负责
  22. 40/80小时原则

4.5 WBS细分的粒度    工作包应该被进一步分解吗?下述问题的肯定回答越多,进一步分解工作包的理由就越充分。

  1. 有必要提高估计成本和工期的精确性吗?
  2. 是不是不止一个部门或一人对工作内容负责?
  3. 有必要准确地知道工作包中活动的时间安排吗?
  4. 在执行工作过程中的工作元素有任何重要时间的中断吗?
  5. 过一段时间工作包中的资源需求变化吗?
  6. 在完成整个工作包之前有合适的可接受的准则吗?
  7. 工作包中要执行的一部分工作能够被作为一个单元安排吗?
  8. 有需要集中精力于一部分工作包的风险吗?这些工作包是否需要进一步的分解以使风险分散?
  9. 工作包能够被清楚地理解以满足不同的利益相关者吗?

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5 WBS编码

    WBS码是信息系统中提高信息交换效率的重要手段,WBS代码设计与WBS结构设计是有对应关系的。WBS码与WBS工作单元保持一一对应的关系,通过WBS码可以对某项工作在整个项目中进行准确定位
在一个既定的层次上,应尽量使同一代码适用于类似的信息,这样可以使代码更容易理解。各级WBS码通过“-”连接起来,一段完整的WBS码代表项目WBS中某项具体的工作如下图例子所示:

5.1 WBS编码的意义

  1. 对WBS的任务进行编码,WBS就不仅是一个任务表示方式,它还可以充当一个共同的信息交换语言,为项目的所有信息建立一个共同的定义。例如:它是计划、成本、风险、监督和评审、考核等过程的基本信息来源和依据。
  2. 通过任务编码,我们就能够把项目的所有要素在一个共同的基础(WBS)上建立关联,在此基础上建立各管理过程的所有信息沟通。
  3. 应用WBS作为项目信息的共同基础的最大优点是,为监控及预测费用、进度、实施等不同过程,建立了一个统一的项目信息系统,WBS给所有阶段、过程的项目管理人员提供了一个均可以与之作对比的一致基准,并且在大型项目中,由于参加者众多及人员可能发生的变化,使所用的项目概念、阶段、任务对所有的参加者都具有相同意义是很重要的,而WBS通过编码和编码字典的编制可使这一点得到保证。

5.2 WBS编码的原则    不论编码采用什么形式,编码应具备以下基本原则:

  1. 编码应能反映出任务单元在整个项目中的层次和位置,例如:1.2.3和3.4.5显然是在不同层的不同位置。
  2. 当发生任务增加和删减时,整个的层次体系不会发生巨大变化,只是在恰当的位置,进行增删。
  3. 编码方便进行任务的索引。
  4. 编码方便与其他过程管理的相互参照。

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6.WBS的应用

6.1 WBS在范围管理中应用

范围管理包括了必要的过程,以确保项目范围包括所有为成功完成项目所需要的并且唯一的工作。许多范围管理的工具都涉及WBS。
项目章程:
项目章程提供了开发WBS的基础;
工作陈述(SOW):
WBS是基于要执行的为交付最终产品所做的工作而建立的,所以可用来作为工作陈述的概要。对WBS字典仅做很小的改动就能转化为合同文本的SOW语言。用准确的术语表达的工作陈述有利于在计划阶段有效地沟通,以及在实施阶段有效地项目评价,这时SOW就是测量项目绩效的标准。

6.2 WBS在进度管理中应用    WBS被用做作为计划和进度安排的框架。
进度计划编制过程(从WBS开始):

  1. 把WBS输入到项目管理软件中
  2. 在适当的WBS元素下列出所有的可交付最终产品或服务;如果需要,确定需要的进度周期
  3. 在每一个最低级的WBS元素(即工作包)下定义并列出活动;如果需要,确定活动持续时间和活动资源
  4. 确定活动间的逻辑关系
  5. 重复步骤2~3直到获得一个工作进度表

6.3 WBS在成本管理中应用    WBS在成本管理中有5个特殊的应用:
1.自下而上的成本估计
2.历史数据的收集
3.科目连接图
4.挣值管理系统实施
5.预算

6.4 WBS在沟通管理中应用

WBS为确定和组织项目中使用的沟通机制提供了一个框架。
1.所有的项目报告要求都应与WBS以及WBS编号系统保持一致,例如可要求用WBS的第三级级组织进展报告;
2.项目审查经常由对具体的WBS元素的讨论构成,因为大多数的成本和进度报告都与WBS元素有关;
3.在讨论项目工作领域时,人们希望项目统一编码参考WBS编号 。在一些大型复杂项目中,合同内容、配置内容、工作任务的合同陈述、合同说明书、技术和管理报告以及潜在的分包合同回件都与WBS编号系统相关联。

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