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干货 | 怎样设计有效的仓库(及其信息系统)管理流程以提高效率,降低成本?

供应链物流SCLM 晓东 420浏览 0评论

让你的仓库业务流程设计能因地制宜,灵活应变!

本文从为什么要进行流程化控制、仓库业务中常见的业务流程控制、逆向流程的处理以及WMS中关于入出库流程的定义来介绍怎样设计有效的仓库(及其信息系统)管理流程。

01

为什么要进行流程化控制

仓库管理里面有流程吗,没有吗,有吗?好吧,如果您是万能的仓库管理大神,仓库管理每个环节在您眼里被剥得精光;如果您能意念控物,能让货物在仓库里自由穿梭,过程在您眼里已变得无关紧要,您完全可以自动略过。

本文阅读对象适合在仓库修炼过程中从筑基期到大乘期的苦修士们。

加入管理行业时,不管拜的是哪个门派,导师们都会教给我们修炼总纲:所谓管理,是为实现一定的目标,对一系列活动进行计划、组织、指挥、监督、协调和控制。

本文阐述的是,仓库管理过程中都有哪些活动内容,它们之间是如何关联的;在仓库业务发展的不同过程中,根据仓库业务的定位,哪些是必要的,哪些是可以省略的

本文不传授什么剑派秘籍,而是希望通过招式拆解,阐述招式的内涵和细节,让读者在仓库业务流程设计上能因地制宜,灵活应变,通过对不同环节的排列组合和改造,设计出符合自己业务特色的管理流程

如何在仓库业务流程设计中轻松应对,通过“简化流程”以提高过程效率,降低管理成本;通过“细化流程”以提高管理精度,降低管理差错。最重要的是,如何实现“精简的管理流程”和“精细的管理流程”之间平滑过渡,并且能够让他们共生共存。

 

02

仓库业务中常见的业务流程控制

仓库日常业务中,根据作业内容(管理目的)不同,常见的业务过程大致为:入库业务、出库业务、盘点业务、移动业务、以及流通加工业务等。当然,不同的人对仓库业务的理解或者叫法不一样。

比如有人习惯把搬运作业单列出来,但实际情况是,搬运本身只能算是一个活动,而不是一个管理过程。本文内容仅阐述入库业务和出库业务的流程化控制方法

1. 入库业务过程的流程化控制

常见的入库业务流程

一个常见的入库业务过程一般包括:入库单登记、入库单审核、到货验收、码放指示、码放确认。

入库单登记

入库单记录了预计入库数据的内容,比如货主、预计入库日期、供应商、单据号、商品、数量等。在比较规范的物流业务里,入库单的信息一般会早于实际货物的到达,以便让仓库提前安排装卸作业人员和储位空间等。

入库单审核

审核入库单,其一是为了防止录入人员的录入错误,需要再次复核一下;

其二是为了向上游企业确认入库信息的准确性。一般来说,经过审核的入库单是不允许再修改的。

到货验收

当预计入库的货物实际到达仓库的时候,需要对货物进行检验,检验内容包括数量、质量等,同时如果需要控制生产日期批号,还需要记录所到货物的生产日期批号。

另外,如果遇到分批次到货,要记录到货批次,包括到货时间、送货车辆司机信息等。

码放指示

货物到达后,为保证卸货效率一般是先搬到入库暂存区。而从暂存区再搬到存储区时,需要描述此次到货的存放位置,不管你是用纸质记录、Excel记录还是WMS记录;

也不管你是先指定货位再由搬运工按指令码放,还是先做码放作业再根据码放结果记录账面码放信息。记录账面码放信息的目的是为了将来出库时,知道所出的货物的存放位置。

码放确认

在码放指示中,一般记录了指示的时间、商品、数量、存放货位等,但这时候仅仅是一个命令,货物没有真正码放到货位上去的时候,货位的账面库存仅仅只有一个预计数。从发出指令到完成码放作业,中间是有时间差的,也有可能存在码放货位的偏差。

码放确认操作一方面记录码放过程所花费的时间,记录实际码放搬运人员等信息,用于将来计算搬运人员的绩效;另一方面,实现WMS上的入库过账(使得账面库存和实物库存保持同步)

入库流程的定制化精简

并不是每个仓库每个业务都要按照常见的(标准的)流程来管理,在实际业务中,虽然按照标准流程可以保证管理精度,降低差错;但精度高了的副作用就是增加管理成本。

那么哪些环节可以缩减呢?

省略入库单登记

当仓库管理使用了WMS的时候,并且当WMS与上游系统有接口的时候,入库指令会通过系统接口自动导入到WMS;这时候,入库单登记动作就可以省去了。也有的通过Excel文件导入,这种方式算不算入库单登记,就看不同人的理解了。

省略入库单审核

一方面,若实现了与上游系统对接,入库单审核也基本没有意义了;另一方面,如果对库管员分工(责任划分)不是这么明确,对客户下达的指令也基本是可信赖的(或者是客户非暴力不合作,无法确认的),也可以省略入库单审核这一步。

省略到货验收

在标准流程中描述了入库验收包含了到货数量、生产日期批次号、到货时间等信息。如果入库单是随货物来的(而不是提前下达的),入库单里描述的预计到达数量实际上就是到货数量,而且不存在分批次到货问题,也不用管理生产日期批次号。那么这个时候,到货验收是可以省略的。

当然,如果货物实现了RFID管理,通过RFID读写门自动识别以实现验收动作,也是可以省略人工验收的。

省略码放指示

码放指示的主要目的就是告诉WMS(或者其他体系的账目比如Excel的)什么货物存放在什么地方。有的仓库是比较简易的平面管理,设置的货位都是大区位,这时候码放指令可以省略。

因为库管员都知道什么货该放在什么地方。或者如果是自动化的立体仓库,货物的放置位置都由详细的码放策略来自动处理,就不需要人为来处理码放指示。

省略码放确认

码放确认动作是为了使得账面库存和实际库存在时间上保持一致,同时用于记录码放作业人员绩效。如果仓库管理不用考虑这个时间差,也不用考虑搬运人员绩效,那么码放确认是可以省略的。

或者如果WMS实现了和自动码放设备对接,则码放确认工作可以由系统自动完成。

2. 出库业务过程的流程化控制

常见的出库业务流程

一个常见的出库业务过程一般包括:出库单登记、出库单审核、备货准备、拣货指示、拣货确认、装车确认。

出库单登记

出库单内容记录了预计出库的内容,比如货主、收货人、预计出库日期、出库单号、商品、数量等。一般情况下,客户会提前将出库信息通知到仓库,以让仓库提前安排作业人员并提前做好出库准备等。

出库单审核

出库单审核,其一是为了防止录入人员的录入错误,可能需要复核一下;

其二是为了向上游企业确认出库信息的准确性。一般来说,经过审核的出库单是不允许再修改的。

备货准备

备货准备是告诉仓库,要做正式出库准备了。有时一个出库单指令可能要分成多次出库,比如按照生产节拍送货出库,比如多次装车出库等。有时候会在备货准备中指定特定的生产日期/批次(在定制品管理上,这个很重要)

拣货指示

根据备货准备要求的内容(备货的商品、规格、数量、生产日期批次等),要确定符合要求的货物的位置,并标识出来,形成作业指导书交给搬运工按照指导内容来拣货。

拣货指示一般分自动指示和人工指示两种(本文暂不讨论两种指示动作的详细操作,也不讨论摘果式与播种式的区别和适用范围)

拣货指示是仓库管理中最重要的动作,能否按照拣货指示来进行出库拣货,是影响库存数据准确性的最重要因素。

拣货确认

在拣货指示中,一般记录了指示的时间、商品、数量、所在货位等,但这时候仅仅是一个命令,货物还没有真正从货位上取下来,货位的账面库存仅仅只有一个预计出库数。从发出拣货指令到拣货动作完成,这之间是有时间差的。

拣货确认一方面记录拣货过程所花费的时间,记录拣货搬运人员等信息,用于将来计算搬运人员的绩效;另一方面,实现WMS上的出库过账(使得账面库存和实物库存保持同步)

装车确认

装车确认用于跟踪记录货物出库后的后续处理状态,比如装车时间、承运车辆、司机姓名电话等,以及后续的签收人、签收时间等。

实际上,这些后续的处理已经无法直接影响仓库的库存信息,当发现有异常情况(比如丢失)时,需要进行追溯处理。

出库流程的定制化精简

省略出库单登记

当仓库管理使用了WMS的时候,并且当WMS与上游系统有接口的时候,出库指令会通过系统接口自动导入到WMS;这时候,出库单登记动作就可以省去了。也有的通过Excel导入文件。

省略出库单审核

一方面,当实现了与上游系统对接,出库单审核也基本没有意义了;

另一方面,如果对库管员分工(责任划分)不是这么明确,对客户下达的指令也基本是可信赖的(或者是客户非暴力不合作,无法确认的),也可以省略出库单审核这一步。

省略备货准备

如果实际出库是一次性的,不会分多批次出货;如果出库数量和订单的预计数量是一致的,不会有差异;如果生产日期批次号是不用考虑的(不考虑先进先出、不考虑特定批次)。这些条件都满足,那么可以省略备货准备。

省略拣货指示

和码放指示对应,如果在货位管理上只要求实现笼统的管理,不需要精确到排列层这类的描述;同时,也不用考虑先进先出问题。这时是可以省略拣货指示的。

省略拣货确认

如果仓库管理不用考虑拣货作业的时间差,认为拣货指令下达的同时拣货作业就完成了;也不用考虑搬运人员绩效,那么拣货确认是可以省略的。

或者如果WMS实现了和自动分拣设备对接,则拣货作业和拣货确认的过账工作可以由系统自动完成。

 

03

逆向流程的处理

不同的人对逆向流程有不同的理解,比如有的人把入库退货、销售退货、次品处理(废弃处理)等认为是逆向流程。实际上,从字面理解,流程有几个不同提法:正常流程、异常流程、逆向流程

正常流程是按照正常业务运行的流程,异常流程是正常业务之外的,逆向流程是和正常业务反着做的流程,也叫回退或者撤销流程

那么入库退货、销售退货、次品处理是属于异常流程。而逆向流程,是因为正常流程处理时,出现某个操作环节的失误,需要回过头去修改,所以叫逆向流程。

比如入库单登记完后,发现预计的数量输入错误,需要修改;入库单审核后,客户提出变更入库商品类别;到货验收时忘记了标记生产日期和批次;下达入库码放指令时,没有考虑商品排他性导致排他商品出现混放;做码放确认时,录错装卸车队的代码等等。

不管是使用WMS还是别的账务体系,只要是人为的操作,必然会有疏漏的情况发生。

在实际业务处理中,操作人员如果发现了错误,基本都能及时纠正。哪怕某次出库业务客户已经收到了货物,如果发现发货错误,客户有足够的同情心,也是能够弥补纠正的。

而大多数WMS的软件供应商会告诉你,订单被审核后,是不能被修改的,因为审核本身就是对订单的准确性做再次确认,如果还是错了,那就是操作员的责任了。

事实果真如此么,一方面,订单审核本身也是人为在处理,审核疏漏的情况难免发生;另一方面上游客户本身的错误不一定是能够通过再次确认保证的。

大多数仓库管理人员都希望,在业务流程中(在WMS应用上),如果发现错误,都能有追回机制。

允许并且考虑到员工犯错,制定合适的纠正措施,这是仓库业务流程设计中必须要考虑的。而为了防止员工因为责任心不够而经常性的做错,或者为了防止员工的恶意犯错,在流程设计和WMS设计中,建立必要的错误记录追查和统计机制是必要的

逆向流程的控制,需要考虑多方面的问题:

其一,权限控制问题,可以将过程信息的修改权限交给少数人(一般是仓库主管或以上级别的员工)来做,以防止意外或者恶意修改导致业务数据的混乱;

其二,要考虑业务的一致性,当业务进行到后续阶段,需要修改前面的内容时,需要后续的业务执行回退操作,一直回退到需要修改的节点;

第三,操作记录(尤其是逆向记录)的可追溯,能统计员工做逆向操作的次数和频率,追溯员工修改变更的内容等,由此提供对员工工作能力和工作态度的考核依据。

04

WMS中关于入出库流程的定义

作为仓库管理必备的工具WMS,必须要考虑不同企业对业务管理精度的要求,以及同一企业在不同时期在不同项目上对业务流程控制精度的要求

在一些简单项目上,没有太多的管理要求,那么可以执行一个最简单的流程(比如只要入/出库单登记)

而在比较复杂的业务上,需要精确管控货物的数量、状态等,需要考虑不同岗位人员的作业效率,这时就需执行一个比较全面的流程。

WMS要做的,是将这些设置尽量简洁化,让一般的仓库管理人员就能很方便的处理;而不至于因为企业发展规模的变化或者具体项目的变化导致流程的变更,进而投入额外的配置或开发费用;更不应该因此导致客户前期的信息化投入失效,需要推倒重来。

WMS的流程设置,首先要有一个通用的流程,即默认情况下,所有业务都要按照通用流程来处理。这样处理是为了防止因为某个项目忘记设置业务流程而导致出现运行错误。

当遇到某个业务需要特定流程定义时,可以在标准流程下,定义该项目流程的特例。

05

总结

仓储业务的流程设计一般都离不开仓储系统(WMS),WMS是执行仓库流程控制最重要的工具。

在最简洁高效的仓储业务里,我们可能看不到员工去操作计算机界面的WMS,大量的工作都交给了EDI、自动化规则、辅助设备(PDA、RFID以及自动拣选等)来处理。此时,虽然看不到人机交互的流程控制,实际上正是流程控制最完善最完美的时候。

而在利用WMS管理仓库业务的时候,所谓的流程简化只是人们在WMS操作上的简化,实际在WMS内部,都是按照设定的自动处理逻辑,按照默认的规则完成了该有的动作。

真正的流程设计,不是简单的增减控制步骤,而是将仓库业务的每个步骤做了高效的归纳,为每个环节之间预留了足够的耦合关系。

通过WMS管理的仓库流程,就像驾驶一辆手自一体的汽车,遇到简单畅通的业务,你可以让他自动驾驶,减少人为加减档的麻烦;而遇到特殊类型的道路时,你可以人为介入干预,体验到驾驭的乐趣。

作者 | 谢会忠,北京富通维尔科技有限公司 咨询总监,手机/微信 13681367552 ;曾任某知名物流企业技术总监,曾任某知名软件企业高级技术经理;被中国物流与采购联合会授予专家级信息化顾问;宝供物流奖获奖者,物流透明化组织特约撰稿人。

此文系作者个人观点,不代表物流沙龙立场

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