OpenERP实战PK用友

1. 说说我厂的背景
我们是一家机械厂,地处长三角一个经济水平极高的城市,工厂是上世纪90年代初我父母创建的。由于创办较早,我父亲又特别重视技术研究,获得多项省市国家级技术进步奖。因此尽管2008年以来,长三角、珠三角很多中小企业日子很难过,甚至关门倒闭,但我们厂效益还行,去年新建了厂房,装修了办公楼。厂里有技术人员50多名,工人200多人,有两个机加工厂房和一个组装厂房。
言归正传,我大学毕业以后,在上海工作了几年,三年前被父亲叫进了厂里。先是给我父亲做助理,去年年底,我挂名副总经理,掌管供应部。供应部包括采购、仓库和物流。我们厂是做成套生产线的,销售不复杂,因为一年也就几十单,基本上都是客户找上门来,我父亲和几名技术骨干出面谈。但我们的采购很复杂,各种物料有近万种。
刚开始掌管供应部时候,我们居然还没有一份完整的物料清单。每次都是生产部缺料,他们手写一张单子过来,我们就按单采购。刚开始,我经常看不懂他们写的单子,一个原因是我还不熟悉某些物料,还一个很大的原因是,生产部过来的单子太随意了。不过还好,我们采购部都是老员工,他们和生产部的配合已经很熟了。

2. 问题的缘起
没过多久,还是出了一件事情。有一批设备按合同规定快要交货了,可是还有几个关键部件迟迟未到货。客户很生气,我父亲暴怒,召集生产部、供应部、技术部开会查明原因。生产部长先发制人,他说他们很早就申请采购了,可是迟迟没到货。我刚接手,摸不清原因,只好先认错了。
回来我问采购,为什么该批部件迟迟不到货?采购说,这是进口件,采购周期至少三个月,他们上个月初才申请采购,现在还不到2个月呢。我让采购找出生产部原始的申购单,一看,申购单上居然没填写日期。我只好哑巴吃黄连了,没办法查明生产部到底什么时候提出申购的。
后来没过多久,又发生了一件扯皮事情。我们有一个关键部件本来是为一批即将出货的设备采购的,可是有个售后服务的家伙,他有一个维修单,恰好要更换这个部件。他填了张领料单,领了该部件就出去了。过了两天,生产要出货,急于要该部件,居然没有了!
这几件事情,让我感觉,我们的库存和采购管理必须严格起来,不能这么混乱。我把这个意思和我爸讲了,他很支持。于是,我开始考虑上ERP。我很清楚,我们的ERP一期主要是采购和库存,但将来肯定要扩展到生产。

3. 初识用友
说实话,ERP我不太懂。我想,我们的要求并不复杂,我没有多想就考虑买用友ERP软件,因为用友是国内排名第一的ERP软件嘛。国外的像SAP、Oracle什么的毕竟太贵,我们这种年营业额2-3个亿的企业不可能考虑。我直接联系了我们市的用友代理商。
洽谈过程比较顺利,我买了他们的U8。不过,他们的报价方式还是有点坑爹。我一开始说了我的意图,我重点是要采购和仓库,售后服务、合同管理、销售也希望有。他们给我列了模块一览表,他们的价格是按模块收费的。有些让人不解的是,他们模块分得贼细。例如库存管理模块,居然还不包括存货核算和序列号管理。如果库存管理只管入库出库,库存核算都不能做,那还有什么意义呢?本来就该一起买的东西,他还要分成几个模块,分别收钱,真有点坑爹!还有点不爽的是,付了十多万,买了采购、库存、售后服务的一些模块,他们还只能供一个人使用,有加密狗限制!要多人使用,还得付“人头费”,每个人头一万块。我算了算我们的人头,买了5个用户,模块加人头费,总共15万。

4. 用友看上去还行
软件买回来了,代理商帮我安装之后,培训了半天就走了。接下来,我开始了漫长而辛苦的物料整理工作。我们基础差,连一份完整的物料清单都没有。没做过这个工作的可能不信,有些物料,我们居然连名称都没有。同样一个东西,今天向A供应商采购,它的名称叫A,明天向B采购,它的名称又叫B。仓库管账的也搞不清楚,同样的东西,她记了A、B两个名称,两笔账。
带着供应部几个人,从仓库开始,按着软件的要求,一个一个整理,物料名称、编码、分类、规格型号、库存数量、采购单价,等等,逐一核实登记。经过三个多月,整理了六千多个物料。我看物料整理的差不多了,准备使用软件了。
使用之前,我让代理商再来了一天(其实严格来说只有半天,因为他早上出来,到我们厂已经是中午了)。他教了我们怎么请购、采购、入库和领料出库,看上去都很好。

5. 用友麻烦开始了
费了一番周折,终于让我们生产部开始电脑请购了。实际运行起来,却麻烦不断。首先是,我们一台设备通常要采购的物料少的也要四五十种,一个合同通常有十几种设备,要采购的物料有几百种。生产部一个很重要的期望是,他们希望能看到,一些关键物料,分别是为哪个销售合同,销售合同上的哪个设备采购的,采购到货了没有,预计什么时候可以到货。也就是说,能从采购物料查到设备和合同号,也能从合同或设备查出所有对应的采购物料。
我提出上述要求,代理商磨叽了2个礼拜也没能给我理想的答复。后来他们终于来了个人,告诉我怎么查询。这个查询办法,嘿嘿,说出来不怕您笑话。办法是,从U8查出每一个采购物料对应的设备号和合同号,填入Excel表格。然后,利用Excel表格的过滤和排序功能,统计每个合同或设备的采购物料。您知道查一个物料的设备号和合同号有多麻烦吗?我统计了一下,要点击15次鼠标,打开5个画面,才能完成一个物料的查询,然后还得填写Excel表格。我说过了,我们一个销售合同,少说也要采购两百个物料。NND,脚趾头想想也知道,这个方法完全没有可操作性!

6. 麻烦继续
第二个问题,普通物料,我们请购、采购、入库、开票都问题不大。可是很快,我们碰到了新问题。我们还有很多外协加工的情况,例如一批机加工件,我们厂做好了,还要送到外面去热处理,然后再拉回来。我们以前都是和一般物料一样的,也是下采购订单给外协厂。上了U8后,外协采购做不了。电话给用友代理商,答复是:“贵厂需要再购买我们的外协模块。”
“好吧,外协模块多少钱?”
“老客户,给你个折扣价,3万。”
鉴于渐次出现的不愉快事情,我没有立即听他们的话,我想等等再说,如果都能用上去的话,再买不迟。只好仍沿用手工方法做外协采购。
第三个问题是,实际用起来,速度可慢了,有时候打开一个画面差不多要一分钟。我就搞不懂了,我们最多也就五个人用,服务器我也是完全按代理商当初建议我的标准购买的,怎么会这么慢呢?向代理商抱怨了很久了,他们终于又来了一次,搞了半天,稍微快了一点了,可还是经常打开一个画面要半分钟。

7. 小鬼缠身
第四个问题,我喜欢用iPad和MacBook。我提出来,能不能在我的iPad和MacBook上使用U8?
代理商说:“不行!要在iPad上使用,必须买U9,U9是跨平台的,U8不跨平台。”
“好吧,那升级到U9要多少钱?”
“打点折扣,90来万吧!”
NND,弄个跨平台就要近100万,疯掉了吧?!后来还是我自己想了个办法,在我的MacBook上装了个虚拟机,虚拟Windows,在虚拟机上再安装U8客户端。
第五个问题,我们的财务软件也是用友的,几年前买的。我问,我们的采购发票处理能不能和财务软件连起来?NND,回答又是不出所料的“不行”!要和财务连接,必须购买U8的财务模块,以前单独买的财务软件不能连接!
我突然想起了小时候奶奶讲过的“小鬼缠身”的故事。被小鬼缠上了,天天问你要钱。没钱的话,真是,寸步难行,什么也做不了!

8.转寻他路
我真的有点恼火了。15万买回来的东西,鸡毛蒜皮的事解决了几个,可关键问题一个都没解决,还整天“小鬼缠身”样的,烦死了。
接下来要上生产,按目前这种状况,我估计,至少得花100万。我们厂效益还行,规模也不算太小,100万要花也花得起。不过我更担心的是,100万花下去,能解决我们的问题吗?至少从这个一期的15万来看,我的问题顶多解决了50%,还有50%更关键的问题呢!
我开始寻求其他途径。又联系了几个别的ERP,稍微谈了谈,总感觉他们和用友代理商的套路差不多,除了价格便宜点,报价方式、功能模块,都差不多。有了刚被蛇咬的经历,我有些谨慎了。我想,国内的不行,看看国外的怎么样?

9.柳暗花明
还真幸运,之前在上海工作时候的一位朋友,听了我的ERP故事后,哈哈大笑。
“这个鸟人,笑啥呢,我都烦恼几个月了!”
“对不起,对不起,我也不懂ERP,我在笑,我一直羡慕你天天‘美女缠身’,今天居然被‘小鬼缠身’了,哈哈。”
“不懂还笑,牛的话帮我解难啊!”
“我不懂,不代表我就不能解决你的问题哦,哈哈。”
“别卖关子了,快说!”
“嗯,我不懂ERP,不过,上海藏龙卧虎,找几个懂ERP的朋友还是很容易的。”
“嗯,那你就快找啊,找过来我买单。我们镇上新开了家夜总会,荤的、素的,任你挑,包你们喝好玩好。!”
那家伙,真是“男人”,一听夜总会就来劲了。一周以后,他告诉了我几个ERP软件,其中有一个,比较特别,叫OpenERP,是开源软件。我也不懂什么“开源软件”。不过,有趣的是,这个OpenERP不要钱,可以任意下载。
不要钱的东西能好到哪去呢,我一开始也没太在意。直到有一天,又一次被小鬼缠身了,心烦,顺手就下了OpenERP来看看。这个OpenERP还真简单,下载下来,不到20分钟,居然就安装成功了!这确实让我吃惊不小,想想那个U8,代理商的专业技术人员过来,弄了老半天才安装完毕呢。

10.初识OpenERP
我对着文档玩了玩。OpenERP是个欧洲开发的ERP软件,文档全是英文的。嘿嘿,多亏了我老爸从小把我送到了国际学校,这点英文看起来也不太费力。不过,文档是英文的,界面却支持中文,真是没想到!
这个OpenERP直接用浏览器就能访问,我的iPad,MacBook都能直接用!靠,U8那个90万的跨平台版本,我一分钱不花,毫不费力就解决了!
对这个不要钱的ERP我有点兴趣了,接下来一个月,我试着把我们的一些数据录入系统里。采购、入库、发票处理、生产领料,这几个很快就跑通了。我越来越对U8反感了,采购、入库、发票处理、生产领料几个功能,在U8都是单独收钱的模块。翻翻用友合同,靠,这几个功能模块,他们收了五六万呢,现在居然一分钱不花就能用了,坑爹啊U8!
不过,还没玩通生产部申购、外协加工的采购。电话上海那个朋友:“哥们,上次你介绍的那个OpenERP好像不错啊,有懂的人吗,找过来有几个问题请教请教。”

11.OpenERP培训
还真是夜总会的刺激,周末朋友就拉了“老肖”过来。那个老肖,据我朋友介绍,是国内OpenERP的权威,OpenERP的中文教材就是他写的。他还在上海开了家公司,嗯,等等,我翻翻名片,叫“开源智造咨询有限公司”。我一直在纳闷,OpenERP都免费下载,不要钱,老肖开那个公司能赚钱吗?大千世界,真是无奇不有,免费的东西也能做成公司?
闲话不多说,老肖还真有两下子,他一听我的情况,马上给了我方法,还实际演示了一下。哈哈,真妙,请购、外协加工都能解决,很符合我的要求。
靠!U8要卖3万的“外协加工”模块,居然不花钱就OK了!
不过,还有一个问题,按合同或设备的采购物料及进度查询。想一想也觉得,这是个复杂问题,牵涉到多块业务,多个画面。我又托我那位朋友:“能不能再约老肖一次?”次日,朋友答复:“老肖说,一个一个问题解决太麻烦,希望整理一下所有问题,老肖再来一次,一并解决。”
说的有道理,我花了点时间,把我们希望的售后维修、销售合同管理、以及今后要上的生产要求都整理了一下,扔给了老肖。老肖回复说,算一天培训吧,一天培训里面,答疑所有问题。好吧,毕竟老肖也经营着公司,免费过来我也说不过去。
公事公办,按培训算钱,大家都好说话。一天培训,基本上我的要求和疑问都解决了。就说说“按合同或设备的采购物料及进度查询”吧。按老肖的办法,基本可以达到我的要求了。从系统中可以查询每个合同或设备的采购物料及进度,而后导出到Excel,稍加整理即可满足我们生产部的要求。操作上有点麻烦,不过比U8好多了。
我想,先期,供应部每周出一个进度报表给生产部,虽然麻烦点,操作熟练以后,有半个小时也能整好这个报表了。老肖建议,先这样整,等系统上去以后,试用一段时间,有必要的话,老肖再派个技术人员定制化一下,直接从系统简单的打印这个Excel报表。

12.忽悟ERP
好,经过这么一个多月的折腾,这个OpenERP基本上搞通了,看上去至少比U8更能解决我的问题,可以考虑上这个ERP系统了。不过,心里还是有点诚惶诚恐,看上去没问题了,实际用起来会如何呢?
老肖说:“OpenERP是欧洲使用人数最多的ERP软件,中小企业基本上都用这个软件。软件功能和质量上足够放心的,再怎么说也是欧洲质量,欧洲标准。”
“OpenERP的技术架构、技术平台比国内ERP软件至少领先十年,软件灵活性,扩展性比SAP还强,更不要提什么垃圾U8、U9了!”
说实话,对老肖的话我也是半信半疑的,毕竟王婆都会夸自己的瓜最好呢。老肖说的一些技术术语我也不懂,我最关心的还是我的问题能不能解决。
自从无意间发现OpenERP,一个月以来,我对U8基本上心灰意冷了。现在准备实施OpenERP了,对那个U8更懒得弄了。
花了几个月搞U8,功夫也没白花。回过头来一想,其实ERP很简单,真的很简单。把物料、供应商等等,按软件的要求,输入到软件里面,然后就可以做单子。由采购订单,软件自动生成采购入库单,仓库验货入库,软件又自动生成发票,出纳付款。流程很清楚,操作上稍加培训就懂。
真正复杂的是物料和供应商数据的整理。这个整理工作,软件一点忙都帮不上,全靠我们自己整,代理商也不会帮我们整。如果数据不整好,这个ERP软件鸟用都没有!
想想就不理解,十多万买这么简单个软件,最关键、最复杂的工作,还得靠我们自己整。如果不是我持之以恒、加班加点搞这几个月,数据不整出来,那真是十多万买个垃圾回来。
到底是软件值钱呢,还是我们整数据值钱?这还真是个有趣的问题。不过这个OpenERP已经给出了明确的答案:软件不要钱。怎么让ERP软件发挥作用,为企业创造价值,这才是真正重要的。
想到这里,我忽然明白了老肖的“开源智造咨询有限公司”。开源智造是帮助企业使用ERP软件,在帮助企业上ERP的过程中,他们收取服务费用。是啊,买一个ERP软件很容易,最困难的是让ERP软件发挥作用,这还需要投入大量的精力啊。只卖软件,不管服务,这是坑爹呢!
对企业来说,ERP软件本身毫无价值,只有在自己企业应用上ERP软件,才能产生价值。一般商品,应用不是问题,因此,买回来就有价值。但ERP软件太复杂,能不能用上,会不会用,是个大问题。仅仅买个软件回来,它毫无价值,甚至是“负价值”,因为一旦企业付出极大人力物力学习ERP,配置ERP,最后解决不了自己的问题,付出的人力物力全变成了负价值。
忽然明白了好像老肖曾经说过:“应用产生价值!”OSCG (Open Source Consultant Group,就是老肖那个开源智造公司)不卖软件,他们选择世界上优秀的ERP软件,免费推介给企业,帮助企业应用ERP,从而创造价值。
不过,这个拗口的价值理念,我真替老肖捏把汗:中国有几个人懂得呢?像我也是交了十多万学费,费了老大周折才明白过来。

13.实施OpenERP
闲话少说,接着说我的OpenERP的实施吧。尽管前面已经弄过U8,有一定经验了,但实际上线一个ERP系统,还是有很多事情,要花费不少时间和精力,下面我一一道来。
首先是物料数据的导入。前面U8已经整理过6000多种物料了,主要工作已经做完了。将物料数据从U8导出到Excel,再导入到OpenERP,非常顺利,一天就搞定了。
不过,接下来的事情要费点周折了。首先是物料双单位的问题,例如钢管,我们仓库是按KG(公斤)计量的,采购入库也是按KG计算,但生产领料是按米下料的。例如,A型钢管生产下料10米,库存应该扣除多少KG呢?这个问题之前在U8已经整过,但OpenERP中和U8的解决思路有些不同,因此还不能简单的导出再导入到OpenERP。不过也还好,花了三天时间,基本上将U8的双单位数据整到了OpenERP里面。
第二个问题要复杂些了,那就是外协采购问题。之前在U8里面没有整过,必须全新整理。外协加工问题,在OpenERP中的解决思路挺有趣的。例如材料C1,经过外协加工A1,变成了材料C2。OpenERP中的做法是:
1) 材料C1,材料C2,外协A1,都做成ERP系统中的产品(物料档案),其中A1设置成Service类型(就是服务,无形产品);
2) 材料C2含有一个简单的BoM,由材料C1和外协A1两个子件构成;
3) 生产请购时候,填写材料C2的请购单,ERP系统自动根据C2的BoM生成外协A1的采购单PO,以及一张外协加工的生产单MO。
4) 采购下PO和MO给外协厂,外协厂凭MO到仓库领用原料C1。
5) 外协加工完成之后,凭MO和PO入库及开票付钱。

这个做法中,需要用到BoM和生产模块的部分功能。要是在U8中,BoM和生产模块都是要另外买的,而且还不便宜,至少要十几万。不过OpenERP是开源软件,所有模块都不要钱,软件源代码还公开开放,需要什么功能模块尽管用,不用斤斤计较。

我们外协加工有几十种,按OpenERP的要求,都必须整理成产品档案。另外,之前在U8中,像C2那样的半成品档案也没有整理过,C2的简单BoM,也要整理。这些个数据的整理搞了两个礼拜,也麻烦了老肖几次。
外协数据整好以后,哈哈,我们外协采购和正常采购流程几乎一模一样了!
我们请购、采购的大致流程是:
1)生产部填写请购单(系统中实际叫Procurement Order,需求单,不过,系统有在线翻译功能,老肖教我将Procurement翻译成“请购”,看上去就符合我们的叫法了)。
2)请购单确认时候,系统自动判断请购物料库存是否足够,如果不够,系统又判断,请购物料是外协物料还是采购物料。
3)如果是采购物料,系统自动创建采购订单,采购部按单采购。
4)如果是外协物料,系统又根据物料的外协BoM,生产外协采购单及外协加工单。
经过差不多四个礼拜的OpenERP实施,哈哈,OpenERP已经可以完全取代U8了。比U8做得还更好,第一,外协问题解决了;第二,采购进度查询问题解决了;第三,跨平台问题解决了,我的iPad,MacBook都能用ERP;第四,没有人头限制,我们所有人都可以直接上ERP。

继续努力,乘胜追击!还有一个很重要的问题,ERP和我们财务系统的关联!
财务我不太懂,不得不请教老肖了。就供应部而言,和财务相关的主要有:1) 采购发票的记账;2) 采购付款; 3) 库存价值的核算; 4) 应付账款查询。
老肖给出的办法是,采购和库存价值的明细账在ERP系统中记录,总账在财务系统记录。每个月从ERP系统中打印应付账款总额、实付款总额、库存总账报表,交予财务做账。
财务对这个办法非常高兴,因为他们每个月都要花大量的时间处理采购发票,实施这个办法的话,他们就解放了。不过他们还是有些疑惑,采购发票的明细账谁来做?老肖说OpenERP会自动做账,而且给我们财务实际演示了一次采购的全过程。还真不赖,应付账款,实付账款,OpenERP系统都能够在业务操作的同时,自动完成财务记账过程。

又经过一个礼拜的调整,终于财务相关配置都搞好了。我又和供应部几个人模拟运行了几遍,感觉基本没问题了,决定开始试运行OpenERP系统。不过,试运行要涉及采购、仓库、生产、财务、售后维修等多个部门,为了确保顺利运行,我还是请了老肖过来坐镇。
试运行了两天,请购、采购、入库、付款、领料等操作都走过了,基本没什么大问题。生产部由于之前基本没参与ERP实施,操作上碰到一些问题。不过我们自己已经模拟运行过好几次,教教他们就懂了。在外协和双单位方面,碰到一些数据设置错误,老肖出马,很快帮我们解决了。
现在,我们的OpenERP系统已经运行了两个多月了,很顺利,基本没什么大问题。我把我们采购、仓库、生产、财务等部门的人员都加入到了系统。他们需要查询的时候,打开网页,直接就能登录系统,方便得很。

下一步,我们要考虑上生产了。不过,我们的生产比较复杂,每一单都差不多是定制生产。这种情况下,BoM该怎么整,ERP和技术部门、生产部门如何接口,都是问题,还没来得及想清楚。不过,初战告捷,信心大增!
那个“小鬼缠身”的U8,再见了,我是再也不会考虑了!
陆陆续续写了这么多,不为别的,就为了让同行的工厂企业同仁们,在上ERP的过程中,少走点弯路,少交点学费。哈哈,欢迎大家来我们厂参观指导工作哦!

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