IT治理流程透明化 治理成效事半功倍

《IT治理流程透明化 治理成效事半功倍》
在最近的十年间,一提到企业管理,就没有比“流程”这两个字更多涌入我们的耳鼓和挂在我们嘴边的词了。“流程”已经成为我们这个时代最时髦的流行语之一。据ISO9000的定义,流程是指做事的方法,它不仅包括做事的先后顺序,还包括做事的内容。在上周,我参加了一个主题为IT治理流程的研讨会,会上大家踊跃发言,热闹非凡。其中一个主题为“IT治理流程透明化,治理成效事半功倍”,非常有意思。
  IT治理是公司治理的一部分,是董事会和高级管理层的责任,是信息化过程中为了实现IT与业务融合、明确IT决策权归属和IT责任承担,而设计的与IT有关的组织、职责、决策、激励和监督的机制。IT治理包括四大部分:构建完整的架构、清晰的职责边界、明确的决策规则和程序、有效的激励和监督机制。因此,IT治理流程就是指制定和执行上述四个方面的过程。本文主要分析IT治理流程透明化对治理成效的影响。
 一.IT治理流程透明化的作用
  在我们研究的企业中,当IT治理流程越是缺乏透明度时,就越少有人会遵循它。遵循的人越少,按照治理规则去执行的意愿就会越弱小。相反,IT治理越是有成效的企业,其治理流程越是透明。换句话说,缺乏透明化的治理流程会使到IT治理成为纸上谈兵、空中楼阁。对于企业而言,IT治理流程透明化主要发挥以下几个作用:
  (1)治理流程越透明,越能提高责任感
  美国麻省理工学院教授彼得·维尔在其所撰写的《IT治理》一书中指出,IT治理不但是明确决策权归属的问题,更是决策过程中的责任担当的问题;明确IT决策权归属问题是创造框架价值,但要想实现真实价值就必须要落实到具体的执行上来。也就是说,制定出IT治理决策权框架是很重要的,但更不容忽视的是IT治理执行和落实的过程。因此,我们不能单纯的制定出一个好的IT治理流程就完事了,还要确保这个IT治理流程在执行过程中不走样。事实上许多实践也证明,在IT治理流程中过程越是透明、公开、公平,IT治理的成效就越高。因为一个透明的治理流程能够有效的提高IT治理执行落实的责任感。
  (2)透明能减少治理过程的“暗箱操作”
  目前封闭、内向的“暗箱操作”仍然渗透在企业管理的各个领域,这是一直困扰着许多企业领导者的管理难题,也是在研讨会上受到大家口诛笔伐的热点议题。目前许多企业在IT治理时不但在决策时排斥大众广泛参与,而且在执行时对大众而言也缺乏知情权。原因是这些企业的IT治理运作机制设置不合理,流程重叠、过滥和存在利益保护主义,因此极易滋生“暗箱操作”。比如,只注重执行过程而忽视监督过程,或执行机构庞大臃肿并缺乏与外界的交流和适应环境能力等。造成这些缺陷除了是IT治理决策信息的阻塞外,更由于IT治理的核心是决策权的归属和执行问题,这些都是引发触动利益保护的根源,使到决策者和执行者极易迷失理性和道德。IT治理流程透明化正是有效解决企业“暗箱操作”的有效方法之一,因为它把IT治理触动的利益保护公开处于阳光之下,把一切复杂的东西简单化、可视化、公开化。
  (3)透明能发现流程本身的问题,帮助及时流程调整
  据有关调查表示,高成效IT治理的一个障碍是缺少对治理流程自身的了解和流程调整。因为高成效的IT治理既与决策有关,也与行动有关。流程调整是一套IT治理技术,它旨在提高和改善治理流程的执行效率。流程调整是IT治理的重要组成部分,每个与治理决策和执行有关的人员都应该积极参与到流程调整这一环节中来。重要的流程调整包括IT治理提议流程、决策流程、治理服务水平协议流程、IT项目风险流程和IT价值评估流程等。因此,只有在IT治理流程上实现透明化管理,才能让相关人员及时了解企业IT治理的全过程,成为主动参与者和真正的管理者。这不仅能给IT治理带来高效益和高效率,而且还能及时发现IT治理的决策失误和治理过程中存在的问题。
  (4)透明度能提供最大程度的激励作用
  IT治理项目和任何一个项目一样,都需要人来参与和执行。因此就涉及到人员的激励问题和奖罚机制,否则IT治理的实施将会受到阻力重重、或人浮于事。IT治理并不针对激励和报酬体系,但激励行为是IT治理流程执行所必须具备的。因为IT治理流程是被用来促进协同、自治或某种程度上的融合,那么执行者的激励措施应该是互相关联的。所以,我们需要关心激励是怎样被不同的行为所驱动的,因为激励和行为的不匹配将会给IT治理流程的执行带来很大的阻力。激励形式包括精神激励与物质激励。但无论哪种激励方式,最重要的是公开、公平和透明可见,否则反而容易滋生腐败,得不偿失。只有让每个人都清楚公司的激励机制,并清晰看到激励机制的执行过程,才会大大提高人们对IT治理流程的执行力,也才会实现良好的IT治理成效。
 二. 建立高透明度IT治理流程的步骤
  IT治理是一个复杂的过程,在透明化的过程中更涉及到决策权力和利益分配的公开,必然受到阻力重重。很少有企业具备能够实现完全透明的IT治理流程的能力,但这种能力正是企业实现良好IT治理成效所需要的。以下五个步骤可帮助企业显着简化IT治理流程,并实现高透明度:
  (1)建立IT治理责任矩阵图,强化高层领导参与
  在研究会上,大家一致认为IT治理流程透明化是绝对离不开高层领导的积极参与的。因为IT治理的核心是IT决策和责任的归属权问题,治理流程只是执行这些活动的具体过程,是从属的关系,要想避免在执行过程中受到阻力,就必须要从IT决策和利益的根源出发。所以,企业高层领导应该参与到IT治理委员会、决策流程、批准流程、监督流程和和绩效流程中来。事实上,许多企业高层领导也是十分愿意参与其中,但却不知道从何下手。所以,CIO建立图形化的“IT治理责任矩阵图”将对高层领导很有帮助,因为透明化的“IT治理责任矩阵图”明确了高层领导的角色,以及为其所关心的责任和所需的活动提供了清晰可见的桥梁。
  (2)建立以制度为本的服务型治理理念
  流程透明化的实质是在IT治理过程中建立“以制度为本”的另一种说法。因为传统的的流程都是“以人为主”,这种人为管制型IT治理往往疏远了公司的制度,为暗箱操作滋生了环境,也极容易导致决策职能部门的腐败行为。因此,作为IT治理流程透明化的核心,是要求我们以公司利益为根本来构建规范化的、以制度为本的治理流程。通过透明化来强化IT治理过程中的公开、公正和公平,增强全体人员参与的动力。因此,IT治理成效的高低关键取决于企业是否真正建立了“以制度为本”的透明化治理理念。
  (3)创建一个清晰明确的IT治理流程图
  创建一个透明度高的IT治理流程,关键核心的一步是要创建一个清晰明确的IT治理流程图。使到企业高层领导在制定和执行IT治理决策时有据可依、有章可循,也让IT部门与业务部门可以顺畅沟通,互相理解对方的工作。一个清晰明确的IT治理流程图是用一些图形化、简单化的图表勾画出各种IT资源的内部运行状况;然后再结合相关的业务指标和IT治理指标,通过层次化、图形化的方式直观的展示IT治理执行情况,以帮助企业所有IT治理相关人员理解IT治理目标机理、治理进度和治理绩效,以确保IT能够支持业务目标,从而使到IT治理价值成效最大化。
  (4)制定IT治理例外处理流程
  IT治理流程透明化的本质含义是建立制度化的治理流程,但IT治理例外处理流程则是考验企业在IT治理过程中的应变能力。用IT治理术语来讲,虽然例外处理流程挑战了“以制度为本”的理念,但有时例外流程确实是为了满足业务的需要。如某个业务部门提出了与IT治理流程透明化有差异的例外需求,这时只要在治理流程上作一点相应的变化就会使整个企业受益良多,则这个例外情况是允许的。但是这种例外的挑战如果太频繁的出现,则会动摇了“以制度为本”的透明化根基。因此,最佳的解决方法是事先制定只有在某种特殊条件和情况下,才会触发的例外处理流程。
  一般来说,要想很好地解决例外流程,关键在于三个方面的要素:一是要对例外流程进行清楚的定义,而且要让企业所有的人都知道这只是特例,是需要满足一定的条件和环境才会被触发;二是这个例外流程处理的事项要有明显的价值,本质上是要更有利于维护“以制度为本”这个透明化基石;三是例外流程是为了释放企业面临的突发性压力,要能提高治理的灵活性和反应能力。使到在压力增加时,例外流程可以为释放这种突发性压力提供一个透明的工具,同时也不会威胁到企业的其它IT治理流程。
  (5)加强IT治理的透明度教育
  维尔教授在《IT治理》一书中提到,为IT治理提供更多的透明度教育是非常必要的。因为透明度和教育经常是结伴而行的,教育越多,透明度也就越高,反之亦然。当IT治理流程有了更高的透明度时,大家对IT治理流程就更有信心;而当IT治理流程越是缺乏透明度时,就越少有人会遵循它。另外需要注意的是,当特殊化的例外处理流程越多时,大家对于IT治理流程的信心也会越少,按照规则去执行的意愿也随之会越弱,因此对于例外处理流程更需要加强教育和说明。否则,只会导致提高IT治理流程成效的良好愿望落空。
  总之,建立“以制度为本”是IT治理流程透明化的本质含义,因为透明化对企业IT治理持续发展具有推动作用。也就是说,提高IT治理流程的透明度,不仅有利于提高IT治理流程的成效,而且更能够增强IT治理流程的公信度和执行力。

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